La odiosidad que están generando las reuniones laborales en este tiempo está poniendo en jaque su efectividad. Pero la verdad es que son necesarias para tener ciertas conversaciones que no se pueden realizar por email o un mensaje de voz. La experta en formación digital Cecilia Mansilla entrega algunas recomendaciones para volverlas efectivas.
¿Cuántas personas se han sentido agobiadas por tener que asistir a las benditas reuniones? Durante la pandemia, con la modalidad del teletrabajo, estas se transformaron con las videollamadas, las que aumentaron debido a la facilidad con que se pueden realizar. Es así como los trabajadores se encontraron con la agenda llena de reuniones laborales, incluso encuentros que antes eran una reunión corta en los pasillos se convirtieron en una videollamada.
El aumento de reuniones ha generado molestias, pero también la búsqueda por potenciarlas y sacar provecho de estas sin que se transformen en enemigas. En este contexto, cabe preguntarse si se están programando demasiadas reuniones durante el día y si estas son de calidad, eficientes y cumplen o no las tareas en ese encuentro.
Cecilia Mansilla, experta en formación digital, dijo en el evento “El Futuro del Teletrabajo” que organizó AméricaEconomía, que “las reuniones laborales son disparadores de tareas y acciones a tomar. Entonces, tienen un gran impacto en nuestro tiempo. Hay que empezar a cambiar la mentalidad, ser conscientes de cómo lo gestionamos”.
Reunirse tiene un costo
Lo cierto es que se debe ser consciente de que las reuniones tienen un costo, tanto de tiempo como de dinero para la organización, lo que es otra razón para gestionarlas de mejor forma.
Mansilla indica que “si las reuniones no están bien gestionadas, tendrán un impacto en la satisfacción y bienestar del talento. Las personas se cansarán, frustrarán y enojarán, entrando en este ciclo de agotamiento que puede llevarlos a un burnout”.
Más allá de toda la odiosidad que pueden tener las reuniones, estas son necesarias, porque hay conversaciones que se deben tener. En este sentido, se pueden aplicar algunas estrategias para gestionarlas de buena manera.
Mansilla propone seis consideraciones para administrar las reuniones a distancia:
Objetivo. No es lo mismo una reunión informativa que una para tomar decisiones. Por eso, hay que definir el objetivo, la modalidad y la duración. ¿Es realmente necesario informar? ¿Se puede comunicar por correo electrónico? ¿Qué se busca lograr? Una vez que se defina esto, es conveniente confirmar que sea la mejor forma de hacerlo.
Participantes. Es importante tener claro quiénes deben estar presente. Tanto Jeff Bezos como Mark Zuckerberg plantean que definir cuál es el rol que cumplirá cada persona, es conveniente. Una gran estrategia es definir los roles que tendrá cada persona, y si no pueden definirlo no debería estar ahí.
Agenda. Es necesario gestionar de manera eficiente el tema a tratar. Por esto, se puede hacer un listado y definir el tiempo de la reunión. Hay que establecer una apertura, con la presentación de los temas; tiempo de debate, con la selección de los temas; y el cierre.
Facilitación. En busca de gestionar el tiempo, se tiene que definir quién será el facilitador. Esta persona se encargará de dar el pase para que cada asistente hable de los temas y que no se superen los tiempos establecidos.
Documentación. Para tener un orden luego de la reunión, es aconsejable registrar todo lo que se hable: acuerdos, debates, pendientes, quiénes asistieron y los invitados. Esto ayudará a que cuando se lleve a cabo el plan de acción, se pueda revisar este documento, transparentando la información. Esto agiliza mucho las reuniones laborales y la gestión de los equipos.
Duración. Hay que adaptar la duración de la junta con el objetivo del encuentro. El tiempo que establece la aplicación Zoom, de 40 minutos, son suficientes. Es ideal enviar la invitación al encuentro con 48 horas de anticipación para que los participantes puedan planificar su tiempo y asistencia. Hay que poner toda la información en la invitación, con el número de teléfono incluido. Incluir etiqueta de la llamada, aclarando si se va o no a utilizar la cámara. También es aconsejable testear la conexión antes de empezar.
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