Ante este escenario, psicóloga laboral asegura que comunicar de manera efectiva la información al suplente dará tranquilidad mental.
Superar el temor a ser reemplazados y realizar un traspaso honesto de información a quien ocupará nuestras funciones mientras estemos de vacaciones es clave para alcanzar la ansiada desconexión.
Según Nélida González, psicóloga laboral y gerente de Reclutamiento y Selección de la empresa de recursos humanos GrupoExpro, “la cultura de desconfianza en la sociedad también se refleja en el trabajo. Esto lleva a que algunas personas eviten traspasar de manera ordenada, completa y transparente la información a quien o quienes ocuparán sus funciones durante sus vacaciones, por temor a que quien los sustituya tenga un mejor desempeño y ocupe su puesto de manera definitiva”.
Este temor es contraproducente, pues impide una desconexión con el área laboral que permita descansar, enfocarse en nuevos estímulos y regresar con renovadas energías a trabajar. “Si no se hace un correcto traspaso, la persona podrá estar de vacaciones, pero con su mente pensando en la buena ejecución de las tareas por realizar, se arriesga a que lo llamen por teléfono para consultarle información o a que su jefatura se moleste si faltan datos para resolver alguna contingencia”, explica.
La experta explica que las personas no deberían tener temor a su reemplazante en vacaciones, sino que trabajar con un concepto de equipo. “Si estoy conforme y tranquilo con mi desempeño laboral, no debería tener inquietud. Además, hay que considerar que la persona que realizará el reemplazo tiene su propio trabajo, por lo que normalmente verá temas de contingencia en las funciones que sustituya. Y, por último, así como seremos reemplazados en vacaciones, nos tocará reemplazar a otra persona en la empresa”, agrega para disipar los temores.
Comunicar de manera efectiva la información al reemplazante dará tranquilidad mental para descansar y que la rueda del trabajo siga girando.
Para alcanzar este nivel, la psicóloga aconseja:
1. Definir reemplazantes: antes de salir de vacaciones, conversar con la jefatura para definir a los reemplazantes para cada tarea que se realiza. Para un puesto de trabajo puede que haya uno o más reemplazantes.
2. Capacitar: entrenar en forma anticipada al o los reemplazantes. Esto garantiza que el reemplazante realice el trabajo de buena manera y disminuye la posibilidad de cometer errores que impliquen un trabajo adicional al regreso de vacaciones o, incluso, poner en riesgo el cargo por una tarea mal efectuada.
3. Traspaso: transmitir al reemplazante de manera ordenada, honesta y completa la información que necesita para que realice las tareas diarias y resuelva contingencias. Así se evita el riesgo que el reemplazante interrumpa las vacaciones del titular para consultar información y se evitará que el jefe se moleste por vacíos en el traspaso.
4. Lo relevante: antes de partir de vacaciones, concluir las tareas principales, urgentes y en las que se tiene responsabilidad de decisión como informes, propuestas comerciales o cotizaciones solicitadas. De esta manera, el reemplazante resolverá solo temas operativos día a día, manteniendo la marcha del trabajo. Igualmente hay que traspasar información completa al reemplazante en caso que deba resolver contingencias y solicitudes urgentes que impliquen alguna decisión en conjunto con la jefatura.
5. Timing: informar al reemplazante el calendario de acciones por efectuar, contactos, eventuales contingencias y responsables. Así sabrá el minuto exacto para cada tarea y qué deberá hacer con la información.
6. Contrapartes: informar con anticipación a interlocutores y clientes acerca de quién o quienes serán los reemplazantes mientras se está de vacaciones. Así se podrá desconectar el correo electrónico y teléfono. Si surge un asunto urgente, las contrapartes seguirán el canal de comunicación establecido.
7. Fuera de oficina: solicitar al encargado de informática que configure el asistente de correo electrónico con respuesta automática “Fuera de oficina” y con los datos de contacto del reemplazante que resolverá las dudas. Así se evitará la tentación de revisar el correo electrónico en vacaciones, y facilitará la desconexión ansiada.
