Existen diversos sistemas de trabajo inteligentes, muchos de ellos se implementan en las empresas con fines particulares, pero el principal propósito es implementar una serie de acciones que ayuden al cumplimiento de objetivos.
Por Ivette de Jacobis. Los sistemas de trabajo inteligente ayudan a las empresas a que sus equipos sean más eficientes, productivos y estimulan un estilo de liderazgo constructivo enfocado a resultados.
Existen diversos sistemas de trabajo inteligentes, muchos de ellos se implementan en las empresas con fines particulares, pero el principal propósito es implementar una serie de acciones que ayuden al cumplimiento de objetivos, desde la organización, hasta lograr tranquilidad mental para tomar mejores decisiones.
A través de mi consultoría, he desarrollado, adoptado e implementado varios sistemas de trabajo que han ayudado a que las empresas y las personas sean más eficientes y constructivas. Algunos de estos Sistemas de Trabajo Inteligentes son:
One Page Management
Es un sistema de management único que aumenta la productividad, ya que mantiene a todos los colaboradores alineados al mismo objetivo, gestionando la misma información y metas.
Se trata de un informe claro, conciso y bien estructurado que se utiliza en las reuniones semanales, mensuales y trimestrales ya que es un elemento esencial para lograr los objetivos estratégicos de la empresa que ayuda a decidir si las acciones y decisiones están alineadas a lo que se quiere lograr. Proporciona a socios y directivos la retroalimentación necesaria para comprobar si las decisiones del día a día ayudan a avanzar a la empresa hacia el logro de sus objetivos.
La información y las métricas serán diferentes de acuerdo a la visión y estrategia de cada empresa. Y cada organización puede elegir los elementos más adecuados en función de sus propias circunstancias.
Cuando está cuidadosamente construido y alineado con la estrategia de la empresa se crea un flujo de retroalimentación que es una herramienta esencial para los socios y líderes que buscan dirigir a la empresa hacia el éxito.
Juntas de trabajo inteligentes
Deben contar con los siguientes puntos:
- Identificar el propósito de la reunión.
- ¿Qué resultado se espera al final?
- ¿Quién es el responsable de decidir? (En caso de requerir decisión)
- Turnar quién coordina o dirige la reunión.
- Iniciar siempre con algo positivo o agradable. (Compartir buenas noticias)
- Llevar a cabo la reunión con alarma (15 min. antes de finalizar el tiempo)
- Sin críticas, burlas ni sarcasmo.
- Promover el compromiso con la participación y el debate.
- Asignar responsables con fechas de entrega.
- Cerrar con un resumen y acuerdos.
One to One
El objetivo de estas reuniones uno a uno es: Crear un vínculo entre ambas partes y dar seguimiento puntual a la estrategia.
Las características de la reunión son:
- 60 a 75 minutos quincenalmente.
- 15 min. Para hablar de aspectos sociales.
- 30 min. Sobre qué está funcionando bien y qué necesitan mejorar ambos.
- 15 min. Para resumir y obtener acuerdos.
Reforzamientos positivos
Se trata de formas de comunicación por diversas vías a través de las cuales se transmite y/o refuerza una idea, tarea o estrategia. De una forma sistemática, los líderes repiten ciertos mensajes de tal forma que los colaboradores tengan presente qué y cómo hacer las cosas.
Es importante mencionar que los reforzamientos pueden ser pequeñas charlas con la gente, agendar unos minutos para realizar alguna actividad o incluso mediante post-it o correos electrónicos.
La hora D’mente (tiempo para pensar)
Los líderes necesitan pensar más y operar menos. En diversos estudios se menciona que las personas son felices cuando tienen momentos en los que pueden “fluir”. Hay que facilitarle a las personas que se puedan concentrar en su trabajo, para que sean más productivos y felices al mismo tiempo.
En la hora “D’Mente”, puedes determinar un tiempo específico ya sea al día o un par de veces por semana para lo que tú decidas hacer sin interrupciones, porque todos en la oficina la pueden tomar al mismo tiempo. En esos minutos puedes desde pensar en nuevas ideas para mejorar algún aspecto, trabajar en esos proyectos que tienes paradas, analizar información o reportes en lo que necesitas tiempo para concentrarte, navegar en internet investigando información, leer o hacer algo que tú disfrutes y que normalmente no lo puedes hacer en la oficina por que no tienes tiempo.
*Ivette de Jacobis, Experta en resultados con Bienestar Personal. Sitio web: ivettedejacobis.com, Facebook @ivettedejacobisv y Twitter @IvettedeJV*
