Gretel Churkovic, National Service Manager de Wall Street English, comparte algunas claves para la redacción adecuada de esta clase de mensajes.

Con los avances de la tecnología y la penetración de Internet, el email ha pasado a ser, sin duda, una herramienta relevante a la hora de comunicarse y compartir información en el ámbito laboral y de los negocios.

Ya sea desde un PC, laptop, smartphone o tablet un ejecutivo o profesional puede hoy enviar o responder, a cualquier parte del planeta, correos electrónicos de manera rápida y fácil y, además, adjuntar o recibir por ese medio archivos de diversa naturaleza y tamaño, con solo presionar algunas teclas.

“Hoy vivimos en un mundo cada vez más conectado entre sí, gracias al rápido desarrollo tecnológico. Entonces este tipo de sistemas o servicios de red juega un rol destacado a la hora de relacionarnos, comunicarnos y hacer negocios con cualquier punto del planeta. Asimismo, esta globalización de las economías ha llevado a que el inglés se transforme en la lengua oficial del comercio internacional, lo que plantea a muchos trabajadores el desafío de comunicarse en ese idioma diariamente”, sostiene Gretel Churkovic, National Service Manager de Wall Street English.

En este sentido, y considerando la importancia y uso del correo electrónico en las organizaciones, la ejecutiva entrega una serie de consejos para la redacción adecuada de esta clase de mensajes, distinguiendo en ellos cuatro elementos esenciales: Asunto, Saludo, Contenido y Cierre.

Es así como en el campo del Asunto (Subject) del e-mail hay que escribir, de manera precisa y directa, la razón por la cual se está enviando el mencionado correo electrónico.

Algunos ejemplos de esto son:

• “Information request” (“Solicitud de información”).
• “Application for…” (“Solicitud para…”).
• “Meeting Agenda…” (“Agenda para la reunión…”).

Con relación al Saludo, sostiene que la persona debe mostrar respeto y educación al escribir el texto, por lo cual recomienda comenzar el correo electrónico con un saludo formal, similar a los mencionados a continuación:

• “Dear Mr./Ms. Jones” (“Estimado Sr./Sra. Jones”).
• “Dear Dr. Smith” (“Estimado Dr. Smith”).

Ahora si se prefiere una forma más cálida y amistosa, manifiesta que se puede emplear la palabra “Greetings”, que significa “Saludos”:

• “Greetings Mr./Ms.Jones” (“Saludos Sr./Sra. Jones”).

En caso que se desconozca el nombre del destinatario del e-mail, se puede poner lo siguiente:

• “To whom it may concern” (“A quien pueda interesar”).

En cuanto al Contenido, la experta de Wall Street English señala que es fundamental primero explicar brevemente el motivo del correo que se está enviando. Para ello se pueden usar alguna de estas frases:

• “I am writing to…”. Por ejemplo: “I am writing to apply for the position of Marketing Assistant” (“Escribo para aplicar por el puesto de asistente de Marketing”).
• “I am writing in reference…”. Por ejemplo: “I am writing in reference to our conversation yesterday…” (“Escribo en referencia a nuestra conversación de ayer...”).
• “With reference to…”. Por ejemplo: “With reference to our meeting on Friday, I would like to let you know that…” (“En referencia a nuestra reunión del viernes, me gustaría que supieras…”).

En caso que el emisor requiera pedir información sobre algún tema, puede utilizar estas oraciones:

• “Could you please let me know…”. Por ejemplo: “Could you please let me know if you can attend the meeting on Friday?” (“Por favor ¿me podrías decir si puedes asistir a la reunión el viernes?”).
• “Would you please send me more information about…?” (“¿Podría enviarme más información acerca de…?”).
• “I am interested in… and I would like to know…” (“Estoy interesado (a) en… y me gustaría saber…”).

Por el contrario, si el emisor del e-mail es quien contacta al destinatario para entregarle información, las frases recomendadas son las siguientes:

• “We’re happy to let you know that…”. Por ejemplo: “We’re happy to let you know that your article has been selected for publication” (“Estamos contentos de hacerte saber que tu artículo ha sido escogido para publicarlo”).
• “I’m glad to inform you that…”. Por ejemplo: “I’m glad to inform you that we are holding our annual conference this month” (“Nos entusiasma informarle que este mes estaremos dando nuestra conferencia anual”).

Dado que gran parte de los correos electrónicos van acompañados de uno o más archivos adjuntos, es importante que el emisor le mencione aquello al destinatario. Algunas de las fórmulas que se pueden usan son:

• “Attached please find the documents regarding…” (“Adjunto encontrará los documentos respecto a…”).
• “Please find attached the document you requested” (“Adjunto encontrará los documentos que solicitó”).
• “I am attaching…” (“Estoy adjuntando…”).

Gretel Churkovic recomienda, además, que los e-mails sean concisos, directos y que empleen una gramática sencilla. A la vez, y por el hecho de estar ligados al entorno laboral, su consejo es que sean formales y se eviten en ellos las abreviaturas.

Para el Cierre, su sugerencia es que el emisor dé las gracias al destinatario por la atención puesta en el e-mail que se envió y manifestarle que se estará atento a otra información que él requiera o para coordinar una reunión si así lo estima adecuado. Para lo anterior, propone estas oraciones:

• “I look forward to hearing from you” (“Espero escuchar pronto de usted”).
• “Thank you for your assistance” (“Gracias por su ayuda”).
• “If you need further assistance do not hesitate to contact me” (“Si necesita ayuda adicional, no dude en contactarme”).

Finalmente, la especialista aconseja terminar el mensaje con una frase de despedida, seguida del nombre de la persona y la compañía a la que pertenece. También se pueden agregar el teléfono y/o móvil de contacto:

• “Sincerely,..” (“Sinceramente,..”).
• “Respectfully,..” (“Respetuosamente,..”).

“Otro detalle clave es que una vez que se termine de escribir el correo electrónico es fundamental revisarlo antes de ser enviado, como una forma de corregir algún posible error gramatical. Mostrar una buena ortografía forma parte de dar una buena imagen como profesional”, resalta la ejecutiva de Wall Street English.