La falta de claridad y poca preparación genera que las actividades entre integrantes de una empresa se conviertan en perdida de tiempo.

El Empresario. Las reuniones improductivas son una pésima manera de utilizar el tiempo, para mejorar sólo se necesita de 5 minutos para transformarlas en actividades productivas, atractivas y rentables.

De acuerdo con el e-book “5 tips para reuniones más productivas en 5 minutos” estas actividades deben ser accesibles, interesantes, experimentales y cortas.

No ser guerrero del camino

Los requisitos para viajar pueden ser una limitante en cuanto a los negocios. Cuando estas se pierde tiempo en el aeropuerto, taxi, o rentando un vehículo, no se está haciendo nada por el negocio. Sin embargo, las conferencias web y reuniones on-line son una manera más rápida e inteligente de generar interacción constante.

Cuidado con el software complicado que requiera de descargas o requisitos engorrosos. Se deben buscar soluciones intuitivas y fáciles para todos. Con las reuniones on-line las estadísticas se dispararán y se terminará el jet lag.

Ellos duermen, todos perdémos

Si se realiza una reunión tras otra, la gente se distrae y pierde el deseo de participar. Mantener la atención es una de las mejores maneras de asegurar avances. Si los miembros de la reunión comienzan a tomar sus teléfonos, a voltear o revisar papeles que no tienen que ver con la reunión entonces es tiempo de cambiar de táctica.

Tomar una pausa y preguntar son técnicas para retomar la atención. A menos que haya detalles inmediatos que necesiten ser aclarados, se debe disfrutar de la victoria y terminar la reunión pronto.

Dar un paso al frente

Al realizar una presentación se debe saber quién es el tomador de decisiones. Cerca de siete personas dentro de cada organización trabajan con la toma de decisiones de cada sector. Sin la capacidad de ver el futuro, no se tiene la idea de quién es el equipo operativo, ni quien estará dirigiendo en dos años.

La solución es dirigirse a cada uno de los involucrados como si fueran los tomadores de decisiones. Se debe permitir compartir opiniones y dejar las dudas a la persona que tiene la última palabra.

No todos los que están sentados en la mesa serán trabajadores de por vida de esa compañía. Cuando ellos se hayan retirado, si recuerdan que fueron tratados con respeto y se cuenta con el producto y/o servicio que ellos necesitan, le llamarán y no a la competencia.

Rescatar diez horas cada mes

Con un promedio en lo profesional de tres juntas al día, literalmente no hay tiempo de tener el trabajo terminado o darle seguimiento a cualquier otra actividad que no sean las cosas urgentes. Existe una forma inteligente y rápida para disminuir los tiempos de reunión, se trata de aplicar gradualmente el principio de los diez minutos.

Se deben programar reuniones en bloques de 20 o 50 minutos en lugar de las normales de 30 minutos o de hora completa. Esos 10 minutos pueden hacer toda la diferencia. Menos tiempo significa trabajo eficiente apegado a la agenda y una más pronta respuesta en toma de decisiones.

Esos diez minutos normalmente destinados a las reuniones, ahora son libres. Se puede tomar una caminata para despejar la mente, tomar notas para los siguientes procedimientos o relajarse. Quitar diez minutos del tiempo de una reunión dará más claridad de mente.

No desperdiciar el tiempo de los demás

Cada vez más y más el tiempo laboral se gasta en reuniones donde nos e logran avances, y sólo causan frustración. Las reuniones que no son bien planeadas y sin expectativas son una pérdida de tiempo para todos los involucrados.

Para evitarlo se debe trabajar en hacer una agenda para los prospectos. Los integrantes no van a dedicar tiempo de conversación para divagar. Ellos tienen dudas que deben ser prioridad.

De tienen que hacer preguntas que obligue a responder más de un simple “sí” o “no”. Organizar una agenda que aclare que no están ahí solo por una reunión más de presentación.