Pese a que los viajes de negocios están de vuelta, significan un alto gasto para las empresas.
La bonanza en los viajes de negocios está de vuelta. Un estudio de la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA por sus siglas en inglés) indica que el gasto de las empresas en este rubro ascendió a 1.2 billones de dólares en 2015, y alcanzará los 1.3 billones este año. El ritmo de crecimiento será de 5.8% en promedio los próximos cinco años para llegar a 1.6 billones en el 2020.
En América Latina, el gasto de las empresas en viajes fue de 52.000 millones de dólares en 2014, de los cuales 61% tuvo como destino Brasil. En México, que el GBTA ubica entre los cinco nuevos mercados emergentes para los viajes de negocios junto con Indonesia, Malasia, Polonia y Turquía, el gasto fue de 15.000 millones de dólares en el 2015. (263.2 mil millones de pesos).
En México abunda la Asociación, se producen 17.2 millones de viajes de negocios, la mayoría (68%) vía aérea y 7 de cada 10 fueron por motivos laborales personales como ventas, atención a clientes, gubernamentales o militares mientras que 30.8% fue por cuestiones laborales como conferencias, capacitación grupal o seminarios.
Los viajes de negocios, sin embargo, representa un fuerte gasto para las empresas. Un análisis de Amadeus destaca que en 2014 el presupuesto de las organizaciones en América Latina subió 4,2% contra 0,5% que se registró en Europa. En México, 75% justificó el incremento por la cantidad de viajes, no por los costos, aun cuando 50% tienen políticas corporativas para controlarlos.
De acuerdo con Edenred, los tres rubros donde más se generan gastos son: transportación terrestre o aérea por cambios de última hora, no usar los boletos en el tiempo planeado, exceso de equipaje, no desconocer las variaciones de precios por coyunturas como el alza del dólar.
El alojamiento es según rubro de mayor gasto por costos no planificados en el desplazamiento desde ese lugar al aeropuerto, terminal de autobuses o hacia la cita de negocios, y la modificación de la reservación o cancelación de la misma. El tercero es la alimentación y la movilidad en el punto de reunión.
La gestión automatizada, señala Amadeus, una agencia de soluciones para administrar y controlar el presupuesto y gasto de los viajes de negocios, arroja ahorros de 40% en costos y 80% en tiempo para organizar la información.
Transparentar los viajes
Existe entre las empresas mexicanas la percepción de que hay corrupción y falta de transparencia en los viajes de negocios. Concur, compañía perteneciente a SAP que ofrece soluciones tecnológicas para simplificar esta tarea, cita una encuesta del Instituto Mexicano para la Competitividad (IMCO), según la cual 63% de los entrevistados coincidió en que la corrupción afecta la cultura de negocios, 57% afirmó que esta práctica les afecta en la operación diaria de la empresa.
El estudio Los líderes financieros deben adoptar estratégicamente soluciones de T&E para Impulsar el Crecimiento y la Innovación elaborado por la consultora Forrester y Concur, ubica a México como el de mayor atraso en la administración de los viajes empresariales.
Mientras que 72% de las compañías a nivel mundial planea actualizar sus sistemas de gestión de viajes en los próximos seis meses, en México, 58% de las compañías entrevistadas manifestaron ese interés.
Esto a pesar de que los directivos de finanzas encuentran grandes problemas en el tiempo que toma autorizar los viáticos y concluir la revisión del reporte de gastos (43%), siendo el país que más tarda en este proceso, así como en el de número de inconsistencias causadas por errores humanos en la captura de los gastos (38%), cuando ya existen soluciones como las tarjetas corporativas y aplicaciones móviles que ayudan a reducir tiempo y dinero en esta tarea.
“El ideal en un proceso de viajes de negocios es lograr que elaborar un reporte tome el menor tiempo posible a los colaboradores, pero que sea documentos tan completos que comprueben cada transacción que se realizó durante el viaje y cuyos datos sean fáciles de ingresar”, señaló Rossana Bobadilla, directora general de Concur México.
