Una gestión ineficaz del correo electrónico supone perder grandes cantidades de tiempo. La regla de los tres emails es una forma de cortar por lo sano.

Por Pablo G. Bejerano para ThinkBig. Cuando en la bandeja del correo electrónico se acumula una ristra de mensajes de leer, cuando los pendientes de responder se enmarañan con los que ya hemos contestado y con los que solo hay que leer, el correo electrónico se convierte en un problema.

En el trabajo el email ocupa una parte considerable de nuestro tiempo sin que muchas veces la productividad sea proporcional al esfuerzo invertido. Hay fórmulas para mejorar este aspecto. A continuación hablamos de la que tal vez sea la más sencilla de todas.

En julio de 2012 el McKinsey Global Institute, que estudia cuestiones de orden estratégico relacionadas con la economía global, publicó un informe en el que daba unos datos clarificadores sobre el uso del email. Los trabajadores empleabanun 28% de su jornada de trabajo en gestionar los mensajes de correo. Este tiempo invertido crecía año a año a un ritmo del 15%, según las estimaciones de la firma.

Lo cierto es que el correo electrónico no es fácil de gestionar. Cada vez se reciben más mensajes, incluidos los que provienen de personas que se sientan a tu lado en la oficina. En ocasiones es necesario reflejar las cosas por escrito, pero en otras puede que haya canales alternativos de comunicación que sean más eficaces.

En cualquier caso una persona que use a diario el email estará familiarizada con las conversaciones que no llevan a ningún sitio, debates en los que no es fácil acercar posturas, incluso parece que no es ese el objetivo del intercambio. También abundan las conversaciones eternas para dar con una solución, que se pospone para dejar que se planteen los argumentos de unos y otros.

A veces los correos incluyen largas explicaciones que son malentendidas, mientras que algunas conversaciones pueden durar días entre que el destinatario responde y recibe otro email de vuelta. La ineficacia se dispara si además empezamos a incluir a otras personas en copia, que plantean sus propios puntos de vista sobre el asunto.

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